LA OBLIGACION LEGAL DE LLEVAR LA CONTABILIDAD

En la mayoría de los países las leyes y reglamentos que fijan la obligación de llevar contabilidad sufren modificaciones y adiciones conforme van surgiendo cambios económicos, políticos , sociales y culturales. Por ello es conveniente consultar las leyes y reglamentos que contengan disposiciones actualizadas. En México , las principales disposiciones de estas leyes y sus reglamentos, vigentes a l 1 de enero de 2004, son los siguientes:
Código de Comercio
Capitulo III
De la contabilidad mercantil
Art. 33. el comerciante esta obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante instrumentos , recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio , pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos:

Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.

Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa.

Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio.

Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados , las acumulaciones de las cuentas y las operaciones individuales.

Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar las corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.

Art. 34. Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados , empastados y foliados el libro mayor, y en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. LA encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.
Art. 35. En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes , los nombres o designaciones de las cuentas de contabilidad , su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y sus saldo final. Podrá llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren toda las operaciones de la entidad.
Art. 36. En el libro o los libros de las actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.
Art. 37. Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplir este requisito el comerciante incurriría en una multa no menos de 25 000.00 pesos, que no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción.
Art. 38. El comerciante deberá conservar debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años.